公文線上簽核整合系統作業講義

 一、適用線上簽核公文

 1.電子來文存查案件、開會通知單等。

 2.電子來文需函復之發文案件、創簽稿案件。

 3.公文歸檔分類號保存年限--10年(含)以下。

二、不適用線上簽核公文

 1.會計憑證相關公文。

 2.需會辦外機關公文或會辦單位不在線上簽核單位者。

 3.附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)。

 4.密件公文。

 5.公文分類號保存年限10年(不含)以上。

 6.免備文回覆案件。

三.收到公文無論是線上簽核方式或紙本作業流程皆須登錄整合系 

   統。

四.公文作業流程：

 1.紙本來文：文書組分文—承辦人紙本公文上陳－首長決行－承辦

             人－核批登錄(鍵入辦畢時間、核判結果－新增離開)－送存查(輸入分類號)—紙本送文書組歸檔；或送發文(輸入分類號)—紙本送文書組發文歸檔。

 2.電子來文：文書組分文－承辦人(判斷列印紙本或以線上簽核方

             式)

  (1)線上簽核作業：承辦人作業－簽收（記得打v）－轉線上簽核

  (2)紙本作業：承辦人作業－簽收-於原文重現列印公文(雙面列印)(請記的蓋職章)-跑紙本流程

五.公文處理整合系統：

 1.請進入正式區網址：http://docweb.taipei.gov.tw

 2.輸入帳號   *******     

 3.進入系統後先至公文管理-共通性作業

 (1).個人密碼設定

 (2).個人資料維護-輸入相關個人資料,讀取個人自然人  

      憑證

 (3).常用詞庫維護(暫不做，此功能係針對主旨)，如要設定常用擬辦詞彙可至設定

 (4).代理流程設定-請假時請記的設定職務代理人，否則公 

     文會擱置造成公文延宕

 (5).核稿主管設定-核稿主管應設定自己的上一層主管，公文催辦主管、表單核稿主管設定為處室主任；主任級的核稿主管設定為校長

 (6).預設代理人設定(可暫不設定)

 (7).職名章資料維護—注意職稱要正確(職稱有二行者應 

     於第一行後使用半形，作為斷行)

4.承辦人進入流程處理(公文屬存查案件)：

 (1).承辦人作業-待簽收勾選公文按簽收

 (2).承辦中-勾選公文-按右邊轉線上簽核

 (3).按確定繼續作業

 (4).呈現公文後--在上方工具列點選擬辦功能按鈕

 (5).擬辦後,點選確定—儲存--選上方列『送陳會』

      公文送陳至單位主管

5.單位主管核閱作業：

(1).進入系統--於待簽收處點選公文按簽收

 (2).按『印』對齊承辦人職章下方，如需加註意見可直接 

    點選『加註意見』功能按鈕，按儲存--按上方列送陳會。公文送陳至校長。

 (3).校長為決行者請按『印』核章--儲存--按決行，公

      文回至承辦人處。

6.決行後回承辦人流程處理-

 (1).承辦人作業簽收後於承辦中勾選公文按『線上簽核』

 (2).檢視公文是否已核章完成，有無首長批示，公文無待

     解決事項後，按『送存查』。

 (3).勾選歸檔之分類號；案次號填『1』檢查其他欄位確認

   --公文送至文書組

7.承辦人進入流程處理(發文案件公文)

 (1).電子來文跑紙本發文作業：

   原文重現列印公文→開啟公文製作繕打(要繕打公文   

   文號，以同文號發文；發文日期先不登打)→公文紙本 

   進行簽辦及送陳核作業。

   公文決行後；進入系統點選公文-核批登錄-打開公文

   製作後再匯出成『公文管理格式』→點選送發文(黃色字體要KEY)→修正完成→確認送發→將公文紙本送至文書組進行後續發文處理。

 (2).電子來文跑線上簽核發文作業：

   開啟公文製作繕打後再匯出成『公文管理格式』→公 

   文流程→承辦人辦理中選取公文點選『線上簽核』按 

    匯入DI檔→DI檔帶入後→進行線上簽辦及核章作業→

   承辦人收到決行後之公文點選『線上簽核』開啟→點選『』進行待送發文處理→修改上傳→點選『送待發文 區』轉出供文書組發文使用之檔案→選『回簽核』→點選『送發文』→修正完成→確認送發→將檔案送至發文台進行後續發文處理。

 (3).公文創簽稿跑線上簽核作業：

   先進公文製作繕打公文→匯出成公文管理格式(DI) →

   進入公文管理→承辦人創簽稿作業→創簽稿DI匯入→

   選取公文→登打承辦人員及陳核方式要選『線上簽核』

   按新增→新增後系統即自動給文號並進入公文流程控

   管；進入流程處理--於承辦人作業選取創號之公文按

   『線上簽核』出現公文畫面進行蓋章流程後存檔送陳

   會流程→核章決行→公文回至承辦人處→勾選公文點

   選『線上簽核』出現函稿畫面檢查是否已完成核章作

   業→點選『』進行待送發文處理→修改上傳→點選『

送待發文區』轉出供文書組發文使用之檔案→選『回簽核』→點選『送發文』→修正完成→確認送發→將檔案送至發文台進行後續發文處理。

(4).公文創簽稿跑紙本作業：

   先進公文製作繕打公文→匯出成公文管理格式(DI) →

   進入公文管理→承辦人創簽稿作業→創簽稿DI匯入→

   選取公文→登打承辦人員及陳核方式要選『紙本陳核』

   按『新增』(系統自動給號)；公文決行後進入系統點

   選公文-核批登錄-打開公文製作後再匯出成『公文管

   理格式』→點選送發文(黃色字體要KEY)→修正完成→確認送發→將公文紙本送至文書組進行後續發文處理。

(5).發文作業一定要出現:送發文成功!送往發文臺等字樣

8.單位主管、校長核稿作業

(1).公文核閱作業--簽收公文並進行核章作業，如需加註意見請按『加註意見』繕打意見；如需修正函稿內容請按對函稿主旨、說明等刪除文字或對函稿主旨、說明等插入文字或段落並且插入後提供修改功能--核章--進入送陳會。決行人員請選取決行職章按確定--儲存--按決行鈕,公文回至承辦人處。

9.公文線上簽核會辦流程注意事項：

(1)承辦人勾選會辦人員時,□內勿打V,如此才能陳核

   至單位主管由主管打V後，公文才會跑流程至會辦人員

處;會辦人員會畢時要按會畢－直接會畢。

(2) 單位主管核章後發現有會他處室，請於□內打V協

      助公文送至會辦處室;如果□內未打V,公文將直接

      送往校長,不符公文流程。(可先至陳會流程圖檢查

      是否正確)

 10.符號表介紹

	匯入DI檔	以DI類型檔案附貼簽稿
	轉影像檔	將簽核畫面轉為PDF類型檔案另存於電腦
	儲存	對簽核作業之動作進行儲存
	復原	復原上一個動作
	重做	取消復原上一個動作
	選取	選取目前頁面
	插入文字或段落	對公文主旨、說明等插入文字或段落並且插入後提供修改功能
	刪除	對公文主旨、說明等刪除文字
	手寫	螢光筆、鋼珠筆、簽字筆的手寫
	預存批示	選擇手寫批示的字貼上簽核畫面。
	畫線作業	直線的畫線
	便利貼	有如一般使用的便利貼，加註一般意見
	指向說明	箭頭指標與說明文字
	核章	沒意見的核章
	代行章	代行章核章
	加註意見	有意見的核章
	會辦單位輸入作業	輸入各會辦單位名稱
	刪除簽稿	移除當前附貼簽稿，主要簽稿無法刪除。
	進待送發文區	進入編輯畫面並作待送發文產生DI。
	按此新增便箋	來文如果要加附件透過新增便箋後即可附加
	清稿	可以對來文及創文執行清稿